Når ord bliver til handlinger

Handlinger

Handlinger er centrale, når organisationer skal skabes, opretholdes og udvikle sig. Hvad enten det er en privat virksomhed der lever af produktion eller viden, eller om det er et sygehus, en skole eller anden form for organisation, er både de mennesker der udgør organisationen, samt dem der benytter den, afhængige af organisationens evne til at udføre handlinger.

Handlinger er derfor også centrale for os, når vi arbejder med kommunikation. Vores tilgang er, at målgruppen skal engagere sig i kommunikationen, at man som deltager i kommunikationen udfører handlinger mens budskabet opfattes og oversættes til den virkelighed man befinder sig i. En kommunikationsform der også kaldes oplevelseskommunikation.

Det er et særligt stærkt kommunikationsmedie, fordi det tager udgangspunkt i modtageren og dennes verdensbillede, og giver os kontant afregning ift. om kommunikationstiltagene virker efter intentionen. Det bliver synligt gennem målgruppens handlinger, om de afspejler de budskaber kommunikationen bygger på. Derfor kræver det også tålmodighed, og nogle gange resurser, at ”vente” på målgruppens handlinger, for at se om kommunikationen fører til den ønskede adfærd og dermed de ønskede resultater.

Men det bør ikke være særligt for den kommunikationsmetode vi arbejder med. Alle metoder viser først deres resultat, når budskabet oversættes til handlinger, selv om man som bureau ikke altid er til stede, når handlingerne udføres – fordi det ikke er en del af planen eller fordi perspektivet ikke strækker sig så langt. Man forventer, at modtageren opfatter budskabet som det er intenderet, og er i stand til at tilpasse det sin kontekst og udføre de handlinger der efterfølgende skaber de resultater man stod og satte to streger under, da kommunikationskonceptet blev præsenteret for ledelsen.

 

Absalons Skolens værdier

Vi samarbejder i øjeblikket med Absalons Skole i Roskilde omkring udvikling og implementering af et nyt værdisæt. Personalet og eleverne har, med udgangspunkt i hensigtsmæssige handlinger, både dem de udfører i forvejen og dem de ønsker at udføre i fremtiden, formuleret 4 værdier: Venlighed og hjælpsomhed, Tryghed til at turde gå nye veje, Vi passer på vores skole og Inddragelse og medbestemmelse.

Screen Shot 2017-10-24 at 14.03.53

Er plakater nok?

Og da værdierne var formuleret, var alle klar til at producere de klassiske plakater til at hænge op på skolen. Men en udfordring med plakater som kommunikationsmedie er, at værdierne her udelukkende fremstår som ord. Såfremt vi takkede for samarbejdet herfra, ville vi ikke se, om der overhovedet var nogen der handlede som følge af ordene, og hvilke handlinger de eventuelt ville udføre.

 

Når ord bliver til handlinger

Vi har derfor, som en del af processen, sammen med skolen igangsat aktiviteter der giver værdierne liv gennem handlinger. Og en af aktiviteterne er et filmprojekt, hvor eleverne skal producere små film der omhandler og udtrykker værdierne. Gennem en proces er fire klasser blevet udvalgt til at udvikle storyboard og producere film der baseres på og formidler en af værdierne. Filmenes hovedpersoner har eleverne skabt sammen med illustrator Troels Øhman, ved at tale om hvem karaktererne er, hvordan de handler, hvilken sammenhæng de befinder sig i og hvordan de ser ud.

Screen Shot 2017-10-24 at 13.36.06

 

Og da eleverne indledningsvis, skulle pitche deres oplæg foran en jury, havde en klasse dog totalt misforstået opgaven. De havde ikke opfattet den valgte værdi som den var tiltænkt og forsøgt beskrevet i det dokument der (som standard) er udarbejdet til skolens hjemmeside.

 

Reel implementering

Men det var netop nu, at der var mulighed for reel implementering – for det var nu at ordene var blevet læst, opfattet og fortolket gennem en oversættelse til handlinger – ud fra modtagerens perspektiv. Og misforståelsen gav nu anledning til at diskutere værdien ud fra afsenderens intention og modtagerens opfattelse af ordene. Dermed var der også en mulighed for at sikre, at budskabet blev korrekt formidlet og forstået og dermed med mulighed for at handle ud fra værdien.

Derfor gav det også anledning til at vi kan kalde processen ”implementering”, og ikke mindst til at opnå værdifuld erfaring om, hvad der skal til for at kommunikere værdier så modtageren forstår dem og dermed budskabet. Alt sammen fordi handlinger er omdrejningspunkt for kommunikationen og dermed for processen!

 

Read more

Er vi meeting professionals?

Jeg ved det ikke, og jeg kan godt være lidt i tvivl om, hvad det dækker over og hvad der definerer det.

Eftersom vi i vores professionelle virke arbejder med møder, er vi vel meeting professionals. Men hvis man anskuer definitionen som en gruppe af mennesker og virksomheder der har en fælles tilgang til arbejdet med møder, så opstår min tvivl. Særligt når værdiskabelse og ROI florerer som centrale begreber for definitionen af denne gruppe.

Er vi stand til at skabe værdi?

Ja for dælen, det er vi. Og det vil jeg blive ved med stolt at sige højt, hver gang jeg står i mine spidse sko og fagter med armene ved siden af min præsentation.

Er vi i stand til at skabe ROI?

Jeg tror det, men jeg er ikke i stand til at påvise det. Jeg påstod engang at jeg kunne, men det gør jeg ikke længere. Og jeg snakker ikke mere om det, når jeg står der og vil fremstå troværdig, mens jeg skifter mine slides.

Øhmans Illus - 21

Jeg er gennem min tid stødt på en del meeting professionals der benytter en forretningsmodel der i høj grad baserer sig på kick-back, kommission og lign. Og det er her at værdiskabelse og ROI som definerende faktorer begynder at flimre lidt for mig. For med en model, hvor den der skaber værdiskabelsen og ROI samtidig øger sin egen indtjening, ved at lukke så mange mennesker som muligt ind i et mødelokale, få dem til at blive der så længe som muligt og i øvrigt gør sig umage med at fylde store mængder gear og dekorationer ind til mødedeltagerne – ja så stiller det krav til præmisserne for værdiskabelsen og ROI.

Mødet som et element i et forløb af kommunikation

I vores version skaber vi værdi af møder, ved at anskue selve mødet som et enkeltstående element i et forløb af kommunikation mellem de involverede mennesker. Mødet udgør det fysiske kontaktpunkt i rækken af forskellige kontaktpunkter, og vi tillægger det en særlig betydning grundet det kommunikative potentiale det rummer. Og vi er ekstra omhyggelige med det, fordi det lægger beslag på de involveredes tid og som regel er forbundet med en del omkostninger. Men det kan ikke stå alene.

Forestil dig, at du en dag på dit eget arbejde forlader kontoret, dine kolleger og dine opgaver. Du går over på den anden side af gaden og ind i et rum der alene i sit visuelle udtryk får dig til at glemme dine opgaver tilbage på kontoret.

Du står sammen med andre mennesker, der også har glemt deres kontorer og opgaver, og pludselig går døren op og en højttalende mand med madonna-mikrofon og hornbriller træder ind og begynder at facilitere helt vildt. Du bliver grebet af stemningen, griber nærmeste tusch og begynder at skrive på post-it’s som du så sætter op på store plancher på væggene. Sammen med de andre i rummet leger du galleri, og begynder at sortere i de gule lapper indtil I bliver enige om de 5 vigtigste. Dem tager du ned af væggen, går ud af rummet, over vejen og tilbage på dit kontor.

Her træder du ind til dine kolleger, der ser ud nogenlunde som da du forlod dem. Du kigger på din computer hvor der er tikket 43 mails ind som står og venter på at blive læst. De fem af dem har endda røde flag fordi de er sindssygt vigtige. Efter at have afgjort din indre konflikt om hvorvidt gul eller rød er vigtigst, rømmer du dig og påkalder dig dine kollegers opmærksomhed. Du begynder efter bedste evne at fortælle om de gule post-it’s, hvad de lettere utydelige tusch efterladenskaber på dem betyder og hvorfor I alle skal prøve at gøre det der står på dem i stedet for det I plejer. Du mærker, at det er lidt sværere at sælge ideerne end på den anden side af gaden, og du savner ham med hornbrillerne. Hvis han bare lige havde trådt ind ad døren, revet kontorstolen væk under den nærmeste kollega, hoppet op på den og råbt lidt i sin madonna-mikrofon, så havde det hele nok været lidt lettere…

Men hvis nu du, inden du gik over vejen, havde samlet kollegerne og spurgt dem hvad der skulle til for at I alle kunne levere lidt bedre, eller måske bare sendt en mail med spørgsmålet og taget svarene med over gaden. Så havde manden med hornbrillerne måske ikke behøvet råbe så højt.

Og tænk på forskellen når du kom tilbage på kontoret med dine gule lapper. Det kan være dine kolleger nu selv spurgte, hvad I var kommet frem til. Og tænk hvis I, i tiden derefter, løbende talte om ideerne, delte erfaringer på kontoret eller på intranettet og holdt motivationen oppe ved at sige det højt, når det gik godt. Det kunne være det gav anledning til at ideen blev til handlinger og måske i sidste ende til ændret adfærd. Men det ville kræve, at der blev kommunikeret en del mere end kun på den anden side af gaden.

Lige meget hvor flotte plancher, hvor højteknologisk gear og hvor meget horn der er i facilitatorens briller til mødet, så tror vi ikke man kan begrænse sig til udelukkende at fokusere på mødet, hvis man vil skabe ændringer der fører til reel langsigtet værdi.

Vi tror på, at helikopteren skal lidt højere op end der hvor man snakker om, hvorvidt man sover på hotel eller i tipi, om man spiser økologiske rugklappere i stedet for trekantsandwich og om man skal have en fin app der viser at man er ankommet til mødet – altså hvis man vil tale om den slags værdiskabelse der udvikler virksomheder og berettiger investeringer.

Vi tror det er begrænsende, og i værste fald direkte værdiforringende, udelukkende at fokusere på selve mødet. At det er vigtigere at tale om, hvilken adfærd der er hensigtsmæssig og hvordan vi kan bruge det fysiske møde mellem mennesker i en proces der skaber en adfærdsændring, frem for at jonglere med sin regnemaskine og sine sproglige egenskaber for at konstruere indholdet til slidet i evalueringen med overskriften “ROI”, i forsøget på at påvise at man kan tvinge et økonomisk begreb ned over kommunikation mellem mennesker med hver deres holdninger, forståelser og perspektiver.

Jeg skal ikke gøre mig til dommer eller spille hellig ift. forskellige forretningsmodeller, men hvis en meeting professional ikke er i stand til at flyve helikopteren derop hvor man ultimativt er klar til at aflive mødet for at skabe den kommunikative proces der fører til de ønskede forandringer, ja så er vi ikke meeting professionals.

Read more

At feste med Format

I Format arbejder vi med kommunikation, hvor budskaber formidles og forankres ved at engagere målgruppen fysisk.

Det er vi, med mit beskedne fynske ordvalg, ganske gode til. Og det er vi, fordi vi efter mange års erfaringer ved, hvad der sker i det fysiske møde mellem mennesker, og i den fysiske interaktion mellem de kommunikationsredskaber vi anvender og den målgruppe der deltager i kommunikationen. Vi kender vigtigheden af det, som Egon Olsen så tit har understreget – at alt er timet og tilrettelagt. Vi ved, at de mange timers planlægning og struktur før og under eksekveringen har værdi – fordi vi har set og oplevet forskellen mellem struktur og ”on the fly-planlægning” og de hårde præmisser det kan have for målgruppens oplevelse og fokus.

Screen Shot 2016-12-30 at 13.11.02

Men struktur er sgu ikke særligt sexet, og det kan virke lettere tørt og langstrakt at planlægge et projekt sønder og sammen – flueknalde og dissekere hver en lille del og afkrog af projektet, stille sig kritisk til alle leverancer og med mest mulig gelinde træde nye leverandører over tæerne, når vi går ind på deres territorium, fordi vi ved, at der findes mange forskellige versioner og fortolkninger af god kvalitet.

Men vi elsker at eksekvere, og vi elsker processen der leder op til eksekveringen. Det gør vi, fordi vores idéer og vores arbejde kommer til live og viser deres værd i de umiddelbare reaktioner hos deltagerne. Vi elsker det, fordi det er her, at måneders planlægning kommer til udtryk i synlig stolthed blandt alle involverede parter, selv når de skal kæmpe med at holde sig skarpe og klar efter få timers søvn. Og vi elsker, når planlægningen kommer til udtryk ved at være fuldstændig usynlig! Når en succesfuld eksekvering skaber et naturligt samlet flow for deltagerne, hvor det ene element går ubemærket over i det næste og derved skaber plads til det vigtigste – oplevelsen og budskaberne.

Og fordi vi elsker at eksekvere, opsøger vi hele tiden muligheder for at gøre det, for eksempel når vi hjælper vores kunder med at holde fester, et af de mest gennemprøvede og velkendte ritualer for alle mennesker.

Vi tror på, at en god fest skabes ved at holde fast i grundelementerne og skabe de bedste rammer for grundelementerne og derved give plads til deltagerne. Vi må erkende, at vi har svært ved, med bevaret troværdighed, at præsentere diverse udklædningskoncepter og sømandstemaer – fordi vi i bund og grund tror på, at det ofte skaber støj for den gode oplevelse der skabes, når mennesker mødes.

Vi tror heller ikke på, at budskaber skal kommunikeres gennem fester, og vi tror på, at der ligger en vigtig adskillelse mellem det faglige og det udpræget sociale potentiale som festritualet rummer.

Vi har igennem de sidste år hjulpet kunder med at eksekvere fester, og vi har i de sammenhænge ikke lagt skjul på vores holdning, og er glade for i vores samarbejder, at opleve enighed samt det udgangspunkt det giver for diskussion af indholdet – når det grundlæggende skal skabe rammerne for den bedste festoplevelse for deltagerne.

Og jeg er, hånden på hjertet, selv blevet overrasket over hvor meget værdi en fest kan tilføre en organisation – den stemning af næsten familiær karakter der kan skabes mellem medarbejdere og den efterfølgende sammenhængskraft. Og jeg tror, at jeg har haft fornøjelsen af at opleve det, fordi vi har holdt fast i vores tilgang og har skabt rene kvalitetsoplevelser for deltagerne, hvor de, uden at blive bombarderet med konceptuelle indskydelser, har kunnet indgå i afslappende sociale sammenhænge sammen med deres kolleger.

Vi har fokuseret på de enkle vigtige elementer og sikret det bedst mulige flow, og det gjorde vi også, da vi i december 2016 eksekverede en fest for Haldor Topsøes medarbejdere i en sportsarena. En flot og funktionel arena der er bygget til at skabe gode oplevelser for mange mennesker – omkring sportsaktiviteter.

For at skabe flow endte vi med at vende arenaens funktionelle indretning på hovedet og benyttede ankomstarealer og adgangsarealer til vores produktion, skjult for deltagerne. Vi fokuserede hele tiden på de grundlæggende elementer der indgår i en fest og tilrettede omgivelserne, så deltagerne befandt sig midt i festen, samtidig med, at alle andre nødvendige elementer kom så tæt som muligt på deltageren. Det gav ikke nødvendigvis mening ift. intentionerne med selve sportsarenaens indretning, men det gav mening, da vi stod midt under eksekveringen og oplevede glade og begejstrede medarbejdere og dermed frugten af vores arbejde.

I arbejdet med at skabe de bedste præmisser for festoplevelsen var målsætningen, at kun de grundlæggende elementer skulle være til stede ved at fremstå klart og tydeligt, og alt vores logistiske arbejde skulle være usynligt, samtidig med at det skabte en naturlig sammenhæng mellem elementerne…

Af David Brandenhoff

Screen Shot 2016-12-30 at 13.10.10 Screen Shot 2016-12-30 at 13.11.58 Screen Shot 2016-12-30 at 13.11.42 Screen Shot 2016-12-30 at 13.11.21

Read more

The challenge of benefitting from interaction at sponsor activations

Activating sponsorships, quite often include some sort of event where the brand has the opportunity to exploit the physical meeting between itself and an audience in order to create well sought after relationships, which in turn will justify the investment. It goes without saying, that the basic comfortabilities as food, shelter and entertainment ensure the backbone of a pleasant event, and positive perception of the sponsor. But if you want to create more than merely entertainment, then what elements will make the activation engaging, memorable and likeable – for everyone? The target group for a sponsor activation will generally be broader than that for the sponsor’s products, hence it is highly relevant to create content relevant for the whole audience.

At physical meetings with an audience – facilitated by brands in the form of sponsorship activations – it can be hard to fight the urge to brand every surface of the physical space, from where the meeting takes place, to ensure that logos and branded messages are available for the audience. This rashly necessity has occurred on a whim that it won’t be evident, who the sponsor of the activation is. It might create improved awareness, if the audience manage to get anything out of the activation, otherwise it is dubious whether people will remember an area plastered with branded content, since they are overthrown with brands every day. In turn, an activation taken place within a branded area, might have difficulties creating likeability or preference for the brand, unless something else is added.

Unfortunately, this is here some project planners fall short. You have the branded area and you have the comfortabilities, now it is up to people to have their own great time, right? The obvious possibility provided by the physical meeting between brand and audience, is the unique opportunity to create/strengthen relations through physical interaction. The brand needs to distinguish the overall communicated message, and how it is activated, in order to achieve the preferred relations.

 

Skærmbillede 2016-07-13 kl. 15.50.58

Within the activation audience, individuals from one or more product target groups have hopefully  found their way to participate in the activation. Through other communication channels, the sponsor would use cleverly crafted branded messages and pre scripted talking points designed to directly influence these target groups – so why not continue this strategy at an activation? While this strategy can be utilized through physical interaction – where the branded messages are communicated through a point of contact to the audience, it is ultimately only received and comprehended by participants within the product target groups, hence it only ensures interest and interaction within this limited amount of participants. Unless the product target groups represent the majority of the audience, it is inexpedient to ignore the part of the audience that lies outside the product target groups, and thereby ignore possible relationships with the brand.

An alternative or addition to creating interaction through pre-determined branded messages and scripted talking points, is the concept of personification. By exploiting personification, the point of contact uses selected participants from the audience and use the context of the activation and their personal motive for participation to co-create content that resonates with the whole audience. The personalized content carries more weight and relevance that those of branded messages, since a larger portion of the audience (including the product target groups) will be able to relate, since they themselves experience the brand and activation in the same context. This strategy requires a clear organizational agenda based on the overall message, from which the interaction can take its departure and enable participants to enact the agenda instead of receiving it through classic communication. Thus, personalized content carries the possibility of interaction with a whole audience, while branded content only addresses participants within the target audience.

What is left to discuss, is whether the point of contact should be branded or non-branded. The evident choice is to create interaction with a branded point of contact, since they will serve as a direct extension of the brand. By extending the brand through a point of contact at an activation, it allows the sponsor’s identity to be overtly present.

However, by bringing in a non-branded point of contact for an activation, it enables the creation of authentic and spontaneous engagement. The personalized content does not need to be facilitated by a branded point of contact, since a visual connection with the brand is unnecessary, in order to take departure in the overall agenda, and create the desired interaction. Arguably, it is possible to achieve awareness and recognition, as well as creating relationships, through a non-branded point of contact. This is due to the fact that focus should be on the co-created personalized content, which creates urgency and authenticity – non-achievable through the static use of pre-determined branded messages.

Read more

When talk results in changed behaviour

Have you ever participated in a meeting, where you felt inspired at the time, but did not manage to follow up on the subject, until you had blissfully forgotten all about it? Or have you ever presented a message that was clearly received by the audience – but also cleared out instantly without inducing any change?

Several organisations throw meetings with the agenda of introducing new products or activities, advance customer service, improve the company culture, inspire productivity, increase innovation etc. At a majority of these meetings, the importance of the subject is discussed; solutions are found and decisions made with the prospect of natural performance improvement and a scoop in the following quarterly financial report. However, as often as meetings are held, just as often we settle for lenient ambitions in regard to meeting effectiveness, and thus compromise the justification of the used time spend for meetings.

 

Is ROI applicable to meetings?

At Format, we use the ROI (Return On Investment) concept in our work with meetings, making these a visible value contributor to the long-term communication strategy of the organisation in order to justify the use of necessary recourses. The ROI concept is especially useful in our work, as it forces us to keep focus on the objectives of the meeting and look beyond the mere intentions and emotional implications, which are often reflected in the evaluation. Instead, we follow the changed behaviour that creates tangible results and progress for the organisation. We cannot drive a sustainable organisation by being inspired, but only through value creating actions, which the inspiration leads to. Thereby, the actions become vital for the post-meeting Return manifested when advanced customer service leads to new customer relations or increased sales, when efficiency improvements show a decrease in costs with the same amount of income, when organisational values result in innovation, employee wellbeing and empowerment leading to increased market share, stronger market position and productivity.

The investment includes the salary of the internal hours spent on development and coordination, the use of facilities, requisites, materials, travel expenditures and costs related to external partners. Not only does the meeting investment include the work hours of organisers and participants, but it should also include the potential loss in earnings resulted by the participants’ presence at the meeting.

Therefore, the calculation of ROI requires – beyond a mapping of investments – a determination of the derivative effects in terms of increased value for the organisation and thus, a conversion of communicative- and HR initiatives into economical terms. This conversion includes an intermediate calculation, which predicts new patterns of actions and thereby realisation of new behaviour. The new behaviour creates the long-term value addition that the ROI concept visualizes. The exercise is educational and valuable for organisations; it challenges the Danish meeting culture and often requires significant changes in the use of resources, than most organisations can handle.

 

Behavioural change as objective 

Detection of meetings’ ROI will often include a certain amount of predictions and be affected by ‘noise’ from other initiatives – conditions that contribute to hollowing an otherwise solid concept and thus minimize the justification of the concept. While working with meetings and the demonstration of meetings’ value, we focus on changing the organisational behaviour of the target audience – the exact behaviour that results in value addition. Behavioural change demands that employees dismiss the inadequate patterns of action and learn new ones – which in itself is a meaningful ambition that commands strong focus on the need, point of departure and results that provide the reason and objectives for the meeting. Behaviour is a concept, which creates broad understanding within organisations and connects easily to the economic outcome that is often the ultimate ambition for communicative initiatives as well as meetings.

Behaviour is a rehearsed and natural way to perform, react and navigate as an individual in an organisation. It is a fundamental term for our continuous work with meetings, since they only ensure an effect when a change has occurred in actions. The conversion to action is the difference a meeting has encouraged, which is evident when comparing before  and after situations. It could be an employee who remembers to report in time or a service staff who provides exceptional care for a customer. These concrete actions manifests changed priorities and values held by the single individual, and these actions creates a positive mark on the organisations’ bottom-line.

Meetings are essential tools for creating a positive change in behaviour. It is rich media in its purest form, since one can see and hear the reactions of other participants and feel the physical environment on site. All together measurements, which other forms of communication only wish to come near. Consequently, the physical meeting potentially contains a significant impression and a strong relation between sender and receiver. When used correctly, meetings can change the participants’ view – and thereby behaviour – in the long run.

Read more

What no one will tell you

During a planning session with a customer to organize and conceptualize their leadership conference, a member of the project team said very bluntly and inappropriately: “What are the chances of any of our leaders actually utilizing the leadership tools they have worked with at the conference for implementing change – they will go on summer vacation a few weeks after they attended”.

And her question was quite relevant – how can we ensure that conferences create value that justifies the investment and the participants’ time?

 

Conferences as a recurring event – with no raison d’être

Conferences are an incontestable integrated part of our work lives and we have resigned ourselves to irrelevant content, excused by threadbare concepts like inspiration, knowledge sharing and networking – although we rarely experience any tangible outcomes.

Conferences constitute an empty colored box, pressed into our already crowded calendar. And when the box is approaching, we begin to work fast, and desperately grasp anything to fill it up – without necessarily contributing to the organization’s other communication efforts and long-term strategy. If we arrange beautiful banners and serve good food, the content requirement seems less significant. And if we use applications, smart phones or other modern technologies, we even follow the technological development.

Disguising the lack of substantial content with food, layout and technology sounds like a good solution to ensure happy and maybe even impressed participants to make up for the fact that the outcome is more or less non-existing – which makes it inappropriate to be confronted with a question that demands account for specific valuable outcomes contributed by the conference. Outcomes that exceed the immediate response and initiate change, which in turn affect the overall communication strategy of the client, where conferences most often represent a lonely dot in the overall communication plan and in our priorities, which makes it unnecessary to make a fuss about it.

 

What do we want participants to remember?

Perhaps this is also why we prefer to measure the outcome immediately after the conference – when it is top of mind and while the good food and the mini-bar contribute to improve the feedback. It is also “easier” than to measure the effect two months later – since we would have to be reminded of what we are evaluating. However, this is when it becomes evident, whether we actually remember what we worked with, and if it has created the changed behavior we sat around tables in an up-facilitated dynamic environment and promised each other, while looking at slides, writing post-it’s and distributing high-fives.

A conference features the most precious communication media available to us – the physical meeting of people. So let us use it with respect, to create long-term outcome. And let us consider whether we need to take up people’s valuable time if our ambitions do not extend beyond the memory of the buffet-cake.

It is a comprehensive task to ensure valuable and measurable outcomes from a physical encounter with people, being it a conference, workshop or meeting. We believe the magic happens when the target audience is on point. Sure enough, it is evident to have a relevant target audience. But that is not enough; the target audience should not only be suitable in accordance to industry, position or power, but they should have the right incentive towards the agenda. If you want to share knowledge you send a newsletter, but if you want participants to change behavior, or build an incentive and motivation to change, you need to find a target audience that has not incorporated the possibility of change in their strategy, and then you need to inspire them to initiate the changed behavior. When you base your agenda on you target group’s incentive, you will be able to measure the effectiveness and value of the occurred physical encounter.

Read more